Gestione del Progetto AlbergatorePro

“AlbergatorePro” è una società di consulenza e formazione del settore dell’ospitalità.

Il progetto su cui ci siamo focalizzati principalmente per gran parte della collaborazione attiva dal 2019 è l’evento in sala AlbergatorePro che si tiene nel mese di novembre a Riccione, vertice annuale e centrale di formazione per gli albergatori e professionisti dell’ospitalità in Italia.

Per questo progetto abbiamo gestito:

Brand Positioning
Community
Advertising
Product Development
Product Launch
Automation
Event Launch
Web & Graphic Design

Email Marketing
Customer Care
Goal settings e previsioni finanziarie
Tracciamento, monitoraggio e controllo
Ottimizzazione risultati

Registrando il sold out per ogni edizione (oltre 400 partecipanti dal vivo e centinaia in streaming).

Fasi del Progetto

Racconto del Progetto: Fasi e Dettagli Operativi"

La Pianificazione Iniziale è stata fondamentale per definire chiaramente gli obiettivi del progetto, i requisiti, le tempistiche e i team coinvolti.

Abbiamo avviato il progetto raccogliendo i requisiti direttamente dal cliente, comprendendo le loro necessità e aspettative.

Successivamente, abbiamo stabilito gli obiettivi specifici del progetto e creato un piano dettagliato, comprensivo di una timeline precisa e delle principali milestone.

Sono state identificate tutte le risorse necessarie, inclusi il personale, la tecnologia e il budget.

Una volta completata la pianificazione, ci siamo dedicati all’Analisi di Mercato e Competitor.

Questa fase ha coinvolto un’analisi SWOT per identificare i punti di forza, debolezza, opportunità e minacce relative al progetto.

Abbiamo condotto una ricerca approfondita sulle piattaforme di vendita online utilizzate dai concorrenti, identificando i loro punti di forza e debolezza: questo ci ha permesso di comprendere meglio il contesto di mercato e di progettare una strategia competitiva.

Nella fase di Progettazione della Piattaforma, abbiamo disegnato una piattaforma di vendita online che fosse sia intuitiva che funzionale.

Il nostro team di design ha creato il mock up della piattaforma, definendo l’architettura dell’informazione e il flusso utente.

Abbiamo anche selezionato le tecnologie e le piattaforme più adatte, come il CMS e i gateway di pagamento necessari.

Durante la fase di Sviluppo e Integrazione abbiamo costruito la piattaforma.

Il team ha lavorato sullo sviluppo front-end e back-end, integrando la piattaforma con i sistemi di pagamento e implementando funzionalità di sicurezza come SSL e la crittografia dei dati: questo ha portato alla creazione di una piattaforma funzionante e ben integrata con i sistemi esistenti.

La fase di Test è stata essenziale per garantire che la piattaforma funzionasse correttamente e senza bug.

Abbiamo eseguito numerosi controlli, inclusi test funzionali e di usabilità, oltre a test di sicurezza e performance: ogni bug o problema rilevato è stato prontamente risolto.

Il Lancio della vendita del biglietto ha rappresentato un momento cruciale del progetto.

Abbiamo pianificato attentamente il lancio, fissando una data precisa e organizzando le comunicazioni. Il lancio è stato monitorato attentamente per identificare e risolvere eventuali problemi.

Abbiamo monitorato le metriche di performance, raccogliendo feedback dagli utenti e implementando aggiornamenti e miglioramenti continui.

Durante tutto il progetto, abbiamo utilizzato il software gestionale ClickUp per coordinare il team.

Questo strumento ci ha permesso di creare una WBS (Work Breakdown Structure) delle attività, organizzando le task nelle diverse fasi di avanzamento.

 Ogni task è stata dettagliatamente descritta e assegnata ai membri del team, permettendo una gestione efficace del carico di lavoro e il monitoraggio costante dell’avanzamento del progetto.

Su ClickUp è stata creata una cartella di riferimento con il progetto, e divisa in liste nelle varie fasi di sviluppo:

Gestendo un totale di 285 task.

In sintesi, il nostro approccio metodico e strutturato ci ha permesso di completare il progetto con successo, garantendo che ogni fase fosse gestita con attenzione e precisione. Il risultato è stato eccezionale: abbiamo conseguito una puntualità del 100% nelle consegne, evitando completamente ritardi.

Questo ha significato non solo un lavoro eseguito in serenità, ma anche una riduzione dello stress per tutto il team e una maggiore soddisfazione del cliente.

La precisione nella pianificazione e l’efficacia nell’esecuzione ci hanno permesso di superare le aspettative, confermando l’efficacia della nostra metodologia e il valore di un progetto ben gestito.

Per l’evento in particolare abbiamo gestito il progetto seguendo queste fasi:

Pianificazione e Esecuzione del Progetto: Fasi Dettagliate

1. Pianificazione Iniziale:

Obiettivo: Definire gli obiettivi del progetto, i requisiti, le tempistiche e i team coinvolti.

Attività:

2. Analisi di Mercato e Competitor:

Attività:

3. Progettazione della Piattaforma:

Obiettivo: Disegnare una piattaforma di vendita online intuitiva e funzionale.

Attività:

4. Sviluppo e Integrazione:

Obiettivo: Costruire e integrare la piattaforma di vendita online.

Attività:

Output: Piattaforma funzionante e integrata con i sistemi esistenti.

5. Test:

Obiettivo: Garantire che la piattaforma funzioni correttamente e senza bug.

Attività:

6. Lancio della Piattaforma:

Obiettivo: Lanciare la piattaforma di vendita online sul mercato.

Attività:

7. Monitoraggio e Ottimizzazione:

Obiettivo: Assicurarsi che la piattaforma funzioni in modo ottimale e migliorare continuamente.

Attività:

Progetti Correlati

Inoltre, abbiamo seguito sotto-progetti differenti dell’ecosistema AlbergatorePro, gestendo con competenza il marketing strategico e operativo.

La nostra capacità di prendere in carico queste funzioni cruciali ha infatti esonerato il cliente da responsabilità complesse, permettendogli di dedicarsi completamente allo sviluppo del business.

Grazie alla nostra gestione organizzata e precisa, il cliente ha potuto concentrarsi sulla creazione di nuovi servizi e prodotti, mentre noi fornivamo un supporto strategico essenziale.

Questo approccio ha non solo ottimizzato i processi interni del cliente ma ha anche accelerato la sua crescita, dimostrando l’efficacia della nostra collaborazione nel trasformare le potenzialità in realtà tangibili e misurabili.

Abbiamo seguito e completato per questi sotto-progetti le medesime attività dell’evento in sala, trasformando questi, all’inizio side-business, in prodotti autonomi che riscuotono interesse costante continuando a registrare iscrizioni e generando una parte importante del fatturato complessivo.

Oltre a questi prodotti abbiamo anche lavorato allo sviluppo di video corsi e video lezioni verticali su temi specifici (Revenue Management, Intelligenza Artificiale, Controllo di Gestione, etc.) seguendo il medesimo approccio che puoi scoprire continuando a leggere.

Iter del Sotto-Progetto

Racconto del Progetto: Fasi e Dettagli Operativi"

Durante la prima fase, Inception e Pianificazione, abbiamo iniziato il progetto con un incontro iniziale con il cliente. Questo meeting aveva lo scopo di definire chiaramente gli obiettivi del sotto-progetto, il suo scopo e i deliverable.

Dopo questo incontro, abbiamo redatto il Project Charter, un documento fondamentale che delineava gli obiettivi principali, i principali stakeholder e le risorse necessarie.

La fase successiva riguardava la Raccolta dei Requisiti. Abbiamo organizzato call periodiche con il cliente per raccogliere e validare tutti i requisiti del sotto-progetto. Questi incontri erano cruciali per comprendere le specifiche esigenze del cliente. Abbiamo quindi compilato un documento dettagliato che elencava tutti i requisiti funzionali e non funzionali.

Nella fase di Progettazione, il nostro team ha sviluppato i mockup delle pagine web o dei componenti richiesti dal sotto-progetto. Questi prototipi sono stati poi presentati al cliente per una revisione. Il feedback ricevuto ha permesso di allineare le nostre proposte con le aspettative del cliente e di apportare le modifiche necessarie.

Durante la fase di Sviluppo, abbiamo mantenuto una comunicazione costante con il cliente attraverso call periodiche stabilite, che ci hanno permesso di monitorare l’avanzamento del sotto-progetto e fornire aggiornamenti regolari. Il nostro team ha quindi realizzato le pagine web o i componenti secondo i requisiti raccolti.

Infine, nella fase di Live e Supporto, abbiamo lanciato il sotto-progetto e fornito assistenza post-rilascio per risolvere eventuali problemi e raccogliere feedback dal cliente. Questa assistenza ha garantito che il cliente fosse completamente soddisfatto del prodotto finale e che ogni eventuale problema fosse risolto prontamente.

Pianificazione e Esecuzione del Progetto: Fasi Dettagliate

Fase 1: Inception e Pianificazione

Fase 2: Raccolta dei Requisiti

Fase 3: Progettazione

Fase 4: Sviluppo

Fase 5: Live e Supporto

Il team si è coordinato utilizzando un software gestionale, in particolare “ClickUp”.

Questo software ci ha permesso di gestire il team nei vari progetti.

Per ogni progetto è stata creata una cartella di riferimento, con una serie di liste collegate per organizzare le attività nelle diverse fasi di avanzamento del progetto.

Il software consente, dopo aver realizzato una WBS (Work Breakdown Structure) delle attività, di segnare e organizzare tutte le task, permettendo così di gestire e monitorare l’avanzamento del progetto.

La suddivisione delle attività in task, con un adeguato livello di dettaglio, ci ha permesso di distribuire equamente il carico di lavoro tra tutti i membri del team coinvolti nello svolgimento delle attività.

Esempio di Dashboard Riassuntiva

Analisi dei Dati

Distribuzione delle Task per Assegnatario

distribuzione task

Comunicazione e allineamento del team

La comunicazione con il team non si è limitata esclusivamente all’uso di ClickUp, che si è rivelato uno strumento fondamentale per organizzare e monitorare in modo efficiente il flusso di lavoro, ma è stata ulteriormente supportata dall’utilizzo dell’app di messaggistica Slack.

Quest’ultima ha giocato un ruolo chiave nel favorire una comunicazione costante e fluida tra i membri del team.

Grazie a Slack, siamo riusciti a risolvere prontamente eventuali dubbi riguardanti le attività in corso, scambiarci aggiornamenti in tempo reale e offrire spiegazioni dettagliate su come implementare al meglio le varie fasi del progetto.

Questa sinergia tra piattaforme ha facilitato la collaborazione, mantenendo tutti allineati sugli obiettivi comuni e accelerando la risoluzione di eventuali problemi o blocchi operativi.

In aggiunta, l’efficace gestione dell’archiviazione dei file tramite Google Workspace è stata un elemento cruciale per garantire ordine e accessibilità a tutti i documenti rilevanti.

Utilizzando una nomenclatura chiara e ben definita per ogni progetto e output prodotto, abbiamo creato un sistema di archiviazione che ha consentito una rapida localizzazione dei file, migliorando notevolmente la condivisione e l’accesso alle risorse.

Questo approccio organizzativo non solo ha ridotto il rischio di confusione o errori nella gestione dei file, ma ha anche accelerato i tempi di consegna e facilitato il coordinamento tra i vari team, favorendo uno svolgimento delle attività più fluido e senza intoppi.

Ti piacerebbe raggiungere gli stessi risultati?

Continua la lettura

STEP 1: Invia la tua richiesta.

Compila il modulo per fissare una chiamata strategica in cui analizzeremo la tua situazione.