WBS: cos’è e come applicarla

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Nell’ambito del Project Management, la scomposizione di un progetto in fasi più piccole e gestibili è fondamentale per garantire il successo e il controllo del processo.

Tra gli strumenti più efficaci per raggiungere questo obiettivo c’è la WBS (Work Breakdown Structure), un metodo che consente di organizzare e visualizzare ogni attività necessaria per completare un progetto.

In questo articolo, esploreremo cos’è la WBS, a cosa serve, come applicarla all’interno del proprio team da remoto e quali sono le indicazioni pratiche per sfruttarla al meglio.

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Nel frattempo, torniamo al nostro articolo.

WBS: cos’è?

La WBS (Work Breakdown Structure) è una tecnica di suddivisione gerarchica del progetto in attività e sottocomponenti più piccoli.

Questo metodo permette di spezzare un progetto complesso in parti più gestibili, consentendo ai team di avere una chiara visione di tutte le attività necessarie, il loro ordine e le dipendenze.

La WBS si rappresenta graficamente come un diagramma ad albero, che parte dal deliverable principale e si dirama in attività via via più specifiche, fino ai singoli task.

Il concetto alla base della WBS è la “scomposizione progressiva”, in cui ogni livello di suddivisione consente di avere una maggiore chiarezza sui dettagli del progetto e sui requisiti necessari.

Un progetto, infatti, può sembrare confuso e caotico finché non viene scomposto in blocchi logici, ciascuno con un obiettivo definito e misurabile.

Questo approccio facilita la pianificazione, la gestione delle risorse e il monitoraggio dei progressi ed è utilizzato in numerosi settori, dall’ingegneria allo sviluppo software.

Una buona WBS segue la regola del “100%”: ogni livello della struttura deve coprire il 100% del lavoro necessario per completare il deliverable superiore, senza omissioni né duplicazioni.

L’obiettivo è quello di avere un quadro chiaro di tutte le attività, in modo da evitare confusione, rallentamenti e incoerenze.

Ma a cosa serve, nel pratico, la WBS?

Scopriamolo insieme.

A cosa serve la WBS

La WBS ha molteplici vantaggi e applicazioni:

  • Chiarezza e definizione del progetto: permette di visualizzare tutte le attività necessarie per raggiungere l’obiettivo finale;
  • Assegnazione chiara dei compiti: facilita l’assegnazione di responsabilità specifiche a membri del team;
  • Gestione delle risorse: consente una migliore pianificazione e allocazione delle risorse;
  • Monitoraggio e controllo: rende più semplice seguire i progressi del progetto rispetto ai tempi e ai costi previsti;
  • Riduzione dei rischi: evidenzia potenziali criticità e permette di intervenire in anticipo.
  • Analisi e verifica dei requisiti del progetto.

Ora che sappiamo cos’è e a cosa serve la WBS, capiamo come implementarla all’interno del tuo team.

Come implementare la WBS in un team da remoto

Implementare una WBS è possibile in modalità di lavoro da remoto, grazie a strumenti digitali di collaborazione e comunicazione.

Vediamo come adattare il processo:

  • Utilizzare piattaforme collaborative: strumenti come ClickUp possono essere utilizzati per costruire e visualizzare la WBS, permettendo al team di vedere chiaramente le attività e le responsabilità;
  • Organizzare riunioni di scomposizione: pianificare una sessione iniziale per scomporre il progetto in compiti chiari e definiti coinvolgendo tutti i membri chiave. Queste sessioni possono essere condotte tramite videoconferenze per garantire che tutti abbiano la stessa visione;
  • Stabilire una comunicazione costante: prevedere aggiornamenti periodici e momenti di feedback per mantenere l’allineamento e monitorare il progresso;
  • Definire ruoli e responsabilità: assegnare chiaramente le responsabilità a ogni membro del team in modo che ciascuno sappia esattamente quali attività svolgere e con chi collaborare.

Dopo la teoria però, passiamo alla pratica.

WBS: passiamo alla pratica

Vediamo adesso come implementare praticamente questo metodo nella tua operatività.

Identificare lo scopo principale

Prima di iniziare con la scomposizione, è fondamentale avere una definizione chiara dello scopo finale.

Inizia chiedendoti: “Quali sono i deliverable del progetto?” e definendo una visione univoca.

Scomporre in fasi principali

Il primo livello di scomposizione dovrebbe definire le fasi principali del progetto.

Ad esempio, per un progetto di sviluppo di un lancio di un prodotto, potrebbero essere “Avvio”, “Pianificazione”, “Esecuzione”, “Monitoraggio” e “Chiusura”.

Dividere ogni fase in attività più specifiche

Una volta definiti i blocchi principali, scomponili in attività più piccole.

La fase “Sviluppo”, ad esempio, potrebbe includere “Sviluppo Frontend”, “Sviluppo Backend” e “Integrazione” e tutte le attività che reputi importanti per questa fase.

Scomposizione fino al livello di attività elementari

Continua a scomporre ogni attività fino a raggiungere un livello gestibile e misurabile (per esempio, compiti che possano essere completati entro pochi giorni o una settimana).

Questo rappresenta l’ultimo livello della WBS.

Verifica del principio del 100%

Accertati che la WBS copra l’intero progetto, senza lasciare parti del lavoro scoperte o duplicare attività.

Questo controllo finale è essenziale per garantire che la WBS sia completa e coerente.

Assegnazione delle responsabilità

Assicurati di assegnare ogni attività ai membri del team appropriati, specificando le scadenze e le dipendenze tra le attività.

Monitoraggio e aggiornamento costante

La WBS deve essere un documento dinamico, aggiornato man mano che il progetto procede.

Monitora regolarmente i progressi e apporta le modifiche necessarie.

Conclusione

La WBS è uno strumento potente che può trasformare la gestione di un progetto, rendendolo più chiaro, strutturato e controllabile.

Implementare una WBS efficace aiuta a semplificare le attività, a distribuire meglio il lavoro e a migliorare il coordinamento, anche all’interno di team che lavorano da remoto.

Scomporre un progetto con precisione significa avere una maggiore visibilità su tutte le sue componenti, garantendo così un controllo più efficace.

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