Nomenclatura: perché è importante per l’archiviazione dei tuoi file?

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Quante volte hai perso tempo cercando un file importante senza ricordare come lo avevi nominato?

Oppure, quante volte hai trovato più versioni dello stesso documento senza capire quale fosse quella corretta?

Questi problemi sono più comuni di quanto si pensi e possono essere facilmente risolti adottando un sistema di nomenclatura chiaro e condiviso.

In questo articolo, esploreremo cosa si intende per “nomenclatura”, perché è fondamentale per il tuo team e come implementarla in modo efficace per migliorare l’archiviazione e la collaborazione.

Se volessi passare subito all’azione, sappi che abbiamo creato un percorso creato appositamente per la risoluzione di questo (e di molti altri) problema e dare alla tua operatività maggiore velocità e precisione.

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Cosa si intende con Nomenclatura?

La nomenclatura è il sistema utilizzato per assegnare nomi ai file e alle cartelle in modo sistematico e coerente.

Questo sistema può includere regole per formati di nomi, date, categorie, versioni, o qualunque altro elemento utile a identificare rapidamente il contenuto e lo scopo di un file.

Ad esempio, invece di salvare un file con il generico nome “Documento1.docx”, una nomenclatura chiara potrebbe richiedere un nome come “Rapporto_Vendite_Q1_2024_V1.docx”.

Un sistema di nomenclatura ben definito è uno strumento semplice ma potente per organizzare e gestire le informazioni digitali soprattutto in un team da remoto.

Con l’aumento della digitalizzazione, i team si trovano a gestire volumi sempre maggiori di file.

Senza una nomenclatura standard, questi file possono rapidamente trasformarsi in un caos, con il rischio di duplicazioni, perdite di dati e difficoltà nella condivisione delle informazioni.

Ma da dove iniziare per definire una nomenclatura efficace?

Una nomenclatura efficace si basa su alcune caratteristiche fondamentali:

  1. Chiarezza: deve essere comprensibile da tutti;
  2. Coerenza: deve seguire regole uniformi, senza eccezioni arbitrarie;
  3. Flessibilità: deve adattarsi a nuove esigenze, se necessario.

Definendo questi tre punti, sei già a metà del lavoro.

Perché è importante definire delle nomenclature chiare per tutto il team?

Definire un sistema di nomenclatura condiviso non è solo una questione di ordine, ma una vera e propria strategia per migliorare l’efficienza del lavoro.

Ecco alcune ragioni per cui è fondamentale:

  1. Riduzione del tempo sprecato nella ricerca dei file: i membri del team possono trovare rapidamente i file di cui hanno bisogno senza doverli cercare a lungo o chiedere chiarimenti;
  2. Maggiore collaborazione: quando tutti seguono lo stesso schema, diventa più semplice lavorare su file condivisi senza fraintendimenti;
  3. Evita duplicazioni e errori: un sistema chiaro riduce il rischio di avere file con nomi simili o confusi;
  4. Facilita il passaggio di consegne: in caso di turnover o collaborazioni temporanee, un sistema chiaro permette a chiunque di orientarsi rapidamente tra i file esistenti.

Ma quali sono, all’atto pratico, i vantaggi che una buona nomenclatura può darti?

Vediamoli insieme

Quali sono i vantaggi dell’utilizzo delle nomenclature?

Adottare una nomenclatura standardizzata porta con sé una serie di benefici concreti:

  1. Organizzazione migliorata: i file sono sempre al posto giusto, con nomi che descrivono chiaramente il loro contenuto;
  2. Accessibilità: i membri del team possono accedere rapidamente alle informazioni senza necessità di lunghe spiegazioni;
  3. Tracciabilità: è più facile tenere traccia delle versioni dei file, grazie a convenzioni che includono numeri di versione o date;
  4. Professionalità: un sistema ordinato riflette un’immagine professionale sia internamente che verso clienti o partner esterni;
  5. Automazione: con nomi standardizzati, è possibile sfruttare strumenti di automazione per classificare, archiviare o elaborare file in modo più efficiente.

Passiamo adesso ad alcuni consigli pratici che potrai applicare da subito per utilizzare tutti i vantaggi di una corretta nomenclatura.

Nomenclatura: azioni pratiche

Di seguito troverai alcuni suggerimenti che anche in ZERO condividiamo dal primo giorno e che col tempo ci hanno permesso di lavorare simultaneamente su più file e su più progetti senza entrare nel panico.

Definire uno schema di nomenclatura condiviso

Inizia identificando le informazioni chiave che devono essere incluse nei nomi dei file, come:

  • Tipo di documento (ad esempio, Rapporto, Contratto, Fattura);
  • Data (utilizza il formato ISO: AAAA-MM-GG per evitare ambiguità);
  • Versione (ad esempio, V1, V2);
  • Responsabile o dipartimento.

Esempio: Proposta_ClienteX_2024-03-15_V1.docx.

Coinvolgere il team

Coinvolgi i membri del team nella definizione delle regole per garantire che il sistema sia compreso e accettato da tutti.

Fornisci una guida scritta o un modello da seguire.

Scegliere una struttura per le cartelle

Combina la nomenclatura con una struttura di cartelle ben definita.

Ad esempio:

  • ClienteX
    • 2024
      • Proposta_ClienteX_2024-03-15_V1.docx.

Utilizzare strumenti di condivisione

Se il team lavora su piattaforme collaborative come Google Drive o Microsoft OneDrive, assicurati che la nomenclatura sia compatibile con i limiti tecnici di questi strumenti (ad esempio, lunghezza massima dei nomi).

Monitorare e aggiornare

Una volta implementata la nomenclatura, monitora il suo utilizzo e apporta modifiche se necessario.

Ad esempio, potresti scoprire che aggiungere un codice cliente semplifica ulteriormente la ricerca dei file.

Conclusione

La nomenclatura non è solo una questione di ordine, ma una vera e propria strategia per migliorare l’efficienza e la collaborazione all’interno del team.

Un sistema di denominazione chiaro riduce errori, evita perdite di tempo e migliora la tracciabilità dei file.

Implementare una nomenclatura condivisa richiede un piccolo investimento iniziale di tempo e risorse, ma i benefici a lungo termine saranno evidenti in termini di produttività e professionalità.

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