Il lavoro da remoto non è più qualcosa di sconosciuto.
La pandemia ha svelato questa nuova modalità di lavoro ma per quanto esistano già diversi articoli sul tema, è ancora complesso capire come applicare effettivamente il remote working nell’operatività di tutti i giorni.
E lo è ancora di più quando a richiedere questa necessità è un’agenzia di marketing.
Ma c’è una soluzione semplice e pratica per superare questo ostacolo: il Project Management.
O meglio, le giuste attività di Project Management grazie alle quali potrai non solo gestire, ma anche ottimizzare il lavoro da remoto.
In questo articolo esploreremo le migliori attività per costruire e gestire efficacemente la tua agenzia di marketing da remoto, mantenendo alta la produttività e l’efficienza.
Prima di continuare: se questa è la prima volta che ti approcci al Project Management o al lavoro da remoto, sappi che in ZERO abbiamo sviluppato un percorso nato appositamente per questo!
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Adesso torniamo a noi…
Come gestire un’agenzia di marketing da remoto: le migliori attività di Project Management
Esistono svariate attività che puoi implementare facilmente, ma qui ci soffermeremo su quelle che in ZERO applichiamo praticamente dal primo giorno (e lavoriamo da remoto da SEMPRE):
- Utilizzare strumenti di gestione dei progetti e delle risorse;
- Creare flussi di lavoro automatizzati;
- Favorire la comunicazione costante e strutturata;
- Adottare un approccio orientato ai risultati (OKR, KPI);
- Pianificare regolari incontri di allineamento e revisione;
- Promuovere una cultura del feedback continuo;
- Garantire un adeguato equilibrio vita-lavoro.
Vediamo di approfondirli per bene.
Utilizzare Strumenti di Gestione dei Progetti e delle Risorse
La gestione di un’agenzia da remoto richiede un’ottima organizzazione e visibilità su tutti i progetti in corso.
Utilizzare software di gestione dei progetti come Clickup permette di assegnare compiti specifici ai membri del team, monitorare i progressi e garantire che tutti lavorino in sincronia.
(se non conosci Clickup, sappi che abbiamo realizzato un articolo approfondito che trovi qui. Dopotutto lo usiamo da anni e siamo anche Verified Power Users)
Consiglio pratico: implementa un sistema di gestione chiaro e semplice per tutti grazie al quale tenere traccia visiva dello stato di ciascun progetto. Questo migliora la trasparenza e aiuta a evitare colli di bottiglia o sovraccarichi.
Creare Flussi di Lavoro Automatizzati
L’automazione può fare la differenza in un team da remoto.
Automatizzare attività ripetitive, come l’invio di email di follow-up o la pubblicazione di contenuti sui social media, permette al team di concentrarsi su compiti ad alto valore aggiunto.
Strumenti come Zapier o Make (ex Integromat) possono aiutare a creare collegamenti tra piattaforme diverse, migliorando la produttività e riducendo il rischio di errore o di perdersi determinate attività.
Consiglio pratico: utilizza l’automazione anche per le notifiche interne legate ai progetti. Ad esempio, imposta una notifica automatica per comunicare al team quando un micro-task viene portato a termine per passare a quello successivo impostando la corretta scala gerarchica (es. Copy > Creatività > Impostazione Campagna META).
Favorire la Comunicazione Costante e Strutturata
Il lavoro da remoto può creare una sensazione di isolamento se la comunicazione non è gestita correttamente.
Per questo è essenziale stabilire canali di comunicazione chiari e regolari.
Strumenti come Slack facilitano le comunicazioni quotidiane, mentre piattaforme come Google Meet possono essere utilizzate per videoconferenze periodiche.
Consiglio pratico: organizza meeting settimanali, brevi riunioni in cui ciascun membro del team condivide il proprio avanzamento e i blocchi incontrati, per garantire allineamento e trasparenza.
Adottare un Approccio Orientato ai Risultati (OKR, KPI)
Uno degli errori più comuni nei team da remoto è concentrarsi solo sul tempo trascorso al lavoro, piuttosto che sui risultati concreti ottenuti.
Implementare sistemi di misurazione basati su KPI (Key Performance Indicators) o OKR (Objectives and Key Results) permette di valutare in modo oggettivo le performance, incentivando il team a focalizzarsi sugli obiettivi piuttosto che sul numero di ore lavorate.
Consiglio pratico: stabilire un piano trimestrale di OKR chiari, comunicandoli a tutto il team. Rivedere i progressi settimanalmente per garantire che si stiano facendo passi avanti verso gli obiettivi prefissati.
Pianificare Regolari Incontri di Allineamento e Revisione
Un team da remoto ha bisogno di momenti di riflessione e revisione per restare allineato.
Pianifica incontri settimanali o bisettimanali in cui discutere lo stato dei progetti, analizzare eventuali problemi e definire le azioni future.
Questo è anche il momento ideale per affrontare eventuali difficoltà incontrate dai membri del team e trovare soluzioni collettive.
Consiglio pratico: usa i meeting di revisione per condividere successi e sfide, e per motivare il team. Anche brevi riconoscimenti possono rafforzare il morale e mantenere il gruppo coeso.
Promuovere una Cultura del Feedback Continuo
Il feedback è fondamentale per la crescita del team e dei singoli individui.
In un contesto remoto, però, può essere trascurato.
È essenziale creare un ambiente in cui il feedback sia incoraggiato, sia esso positivo o costruttivo.
Consiglio pratico: introduci sessioni di feedback mensili in cui ogni membro del team può ricevere e dare opinioni sul proprio lavoro e su quello del team. Queste sessioni devono essere gestite in modo positivo e proattivo.
Garantire un Adeguato Equilibrio Vita-Lavoro
Il lavoro da remoto può portare ad un pericoloso sconfinamento tra vita privata e professionale, causando burnout.
È fondamentale stabilire limiti chiari e promuovere un equilibrio sano tra lavoro e tempo libero.
Offrire flessibilità negli orari e incentivare le pause regolari può aumentare la produttività a lungo termine.
Consiglio pratico: considera di implementare giornate “no meeting” per consentire ai membri del team di concentrarsi su attività strategiche senza interruzioni. Questo riduce lo stress legato alla presenza costante di call e riunioni.
Conclusione
Organizzare un’agenzia di marketing totalmente da remoto può sembrare complesso, ma con l’adozione di un solido sistema di Project Management e l’implementazione delle best practices elencate, è possibile creare un ambiente di lavoro efficace, produttivo e stimolante.
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