ClickUp è uno degli strumenti più potenti che un’agenzia possa adottare per gestire progetti, clienti e team.
Ma è anche uno dei più fraintesi.
La flessibilità che lo rende attraente è la stessa che, senza una struttura pensata, trasforma il workspace in un contenitore caotico dove nessuno trova nulla e nessuno aggiorna nulla.
Se lo stai usando o stai pensando di iniziare, quello che segue è il nostro approccio per farlo funzionare davvero in un contesto di agenzia.
Iniziamo dalle basi di ClickUp: workspace, spazi, cartelle, liste
La prima cosa da capire di ClickUp è che la sua architettura non è decorativa.
La gerarchia fatta da workspace, spazi, cartelle, liste e task è il modo in cui traduci la struttura reale della tua agenzia in uno strumento digitale.
Il workspace è il livello più alto: è la tua agenzia.
Al suo interno crei gli spazi che rappresentano le macro-aree del tuo lavoro.
Per un’agenzia, uno spazio potrebbe essere dedicato ai progetti cliente, uno al marketing interno, uno alle operations.
All’interno di ogni spazio crei cartelle e liste che riflettono il modo in cui il lavoro scorre nella tua realtà.
L’errore più comune che vediamo?
Replicare strutture prese da template generici trovati online.
Ogni agenzia ha flussi diversi, tipologie di clienti diverse, team con ruoli diversi.
La struttura di ClickUp deve riflettere il tuo modo di lavorare specifico, non quello di un tutorial su YouTube.
Organizza i progetti con una WBS
Prima di creare task a pioggia dentro ClickUp, fermati.
Il modo più efficace per strutturare un progetto è partire da una WBS (Work Breakdown Structure) cioè la scomposizione del progetto in tutti i deliverable e le attività necessarie per completarlo.
(abbiamo scritto un articolo dedicato alla WBS che trovi qui.)
Facciamo un esempio concreto.
Se devi realizzare una landing page per un cliente, non basta creare una task “Landing page” con una scadenza.
Devi scomporre il lavoro in tutto ciò che serve: copy della pagina, creatività grafica, sviluppo, tracciamento, revisione, pubblicazione.
Ognuna di queste diventa una task (o una subtask) in ClickUp con il proprio assegnatario, la propria stima di tempo e la propria scadenza.
La best practice che utilizziamo è strutturare la WBS per deliverable come struttura principale, facendo diventare le fasi una dimensione secondaria gestita attraverso date, stati e viste Gantt all’interno di ClickUp.
Usa le dipendenze per creare un flusso reale
Le dipendenze sono una delle funzionalità più sottovalutate di ClickUp, eppure sono il meccanismo che fa funzionare davvero la pianificazione.
Se il grafico deve attendere i copy per iniziare a lavorare, questa relazione va formalizzata in ClickUp.
Non basta che “lo sappiano tutti”: deve essere visibile, tracciabile e generare notifiche automatiche.
In questo modo la persona che deve ricevere l’output sa chi la sta bloccando, e chi sta lavorando a monte sa chi sta aspettando il suo lavoro.
Questo crea un doppio controllo: non è solo il project manager a dover sollecitare, ma il team stesso che si autogestisce perché ha visibilità sulla catena di lavoro.
E questo riduce drasticamente il micro-management.
Stima i tempi prima di dare le scadenze su ClickUp
Una delle cose che vediamo più spesso nelle agenzie è la scadenza “data al contrario”: prima si promette una data al cliente, poi si cerca di far entrare il lavoro dentro quella data.
Ma una scadenza realistica nasce solo dopo aver fatto il lavoro di scomposizione e stima.
In ClickUp, per ogni task puoi impostare una stima di tempo.
Il nostro consiglio è ragionare in ore: quante ore effettive servono per completare questa attività?
Poi considera che mediamente, su otto ore di lavoro, è saggio contarne sei di lavoro pieno e tenere un buffer di due ore per imprevisti, richieste urgenti e il semplice tempo di switch da un progetto all’altro.
Solo dopo aver mappato tutte le attività, stimato i tempi e definito le dipendenze puoi calcolare la data di consegna reale.
Questo è l’ultimo dato che inserisci, non il primo.
Task, subtask e checklist: quando usare cosa
ClickUp offre diversi livelli di profondità: task, subtask e persino un terzo livello di task annidati, oltre alle checklist.
La domanda che ci viene fatta più spesso è: quando scendere di livello?
La regola che seguiamo è semplice.
Se un’attività richiede informazioni specifiche (un brief, un assegnatario diverso, una scadenza propria) deve essere una task o una subtask.
Se invece è un reminder, un passaggio che la persona sa già come eseguire e deve semplicemente ricordarsi di completare, allora va bene una checklist.
Per fare un esempio: “Scrivere il copy dell’opt-in page” è una subtask con assegnatario, scadenza e dipendenze.
“Verificare che il tracciamento sia attivo” è un elemento di una checklist di pubblicazione.ltimo dato che inserisci, non il primo.
Stati personalizzati per il flusso di agenzia
Gli stati predefiniti di ClickUp “To Do”, “In Progress”, “Done” sono un punto di partenza, ma non bastano per la realtà di un’agenzia.
Il lavoro di agenzia prevede fasi specifiche: revisione interna, approvazione del cliente, modifiche, pubblicazione.
Personalizzare gli stati delle liste in base al flusso reale dei tuoi progetti significa che ogni persona del team, aprendo ClickUp vede immediatamente a che punto è ogni attività.
E significa anche che tu, come founder o project manager, hai una visione d’insieme senza dover chiedere aggiornamenti a nessuno.
Custom fields su ClickUp per il contesto che serve
I custom fields sono ciò che trasforma ClickUp da to-do list a sistema informativo.
Per un’agenzia, i campi personalizzati più utili sono tipicamente: il cliente di riferimento, la tipologia di deliverable, la priorità, la stima in ore e il budget dedicato.
L’obiettivo non è aggiungere campi per il gusto di farlo, ma assicurarsi che ogni task contenga il contesto necessario perché chiunque la prenda in carico sappia esattamente cosa fare senza dover chiedere.
Ma è davvero ClickUp la soluzione? Probabilmente no.
Se hai letto con attenzione tutto quello che abbiamo descritto fin qui avrai notato una cosa: quasi nessuno di questi passaggi riguarda le funzionalità di ClickUp in sé.
Riguardano il modo in cui pensi e organizzi il lavoro.
Ed è qui che arriviamo al punto che per noi è il più importante di tutto questo articolo.
ClickUp è uno strumento straordinario ma senza un metodo alle spalle, diventa l’ennesimo tool aperto e poco utilizzato.
Lo diciamo per esperienza diretta: quando abbiamo iniziato, siamo passati da Basecamp a ClickUp pensando che il cambio di software avrebbe risolto i nostri problemi.
Non ha risolto nulla finché non abbiamo costruito un sistema di lavoro condiviso.
E la stessa cosa la vediamo ripetersi in ogni agenzia con cui entriamo in contatto.
ClickUp è aperto, magari da mesi, ma viene usato a metà, ognuno a modo suo, senza una struttura che regga la complessità reale del lavoro.
Task che si perdono, nessuna visione d’insieme e la sensazione costante che il tool stia creando più confusione di quanta ne stia risolvendo.
Il problema non è mai il tool.
È quello che ci costruisci sopra.
Le 5 aree dove le agenzie si bloccano
In anni di lavoro con agenzie digitali abbiamo visto lo stesso schema ripetersi.
Non importa se il team è di 4 o di 15 persone: quando le cose non funzionano, il problema è sempre riconducibile a cinque aree.
Pianificazione.
Come scomponi il lavoro prima di iniziare.
La maggior parte delle agenzie lavora al contrario: prima dà una scadenza, poi cerca di incastrare le attività.
Abbiamo visto cosa succede quando si inverte questo processo.
Organigramma e ruoli.
La chiarezza su chi fa cosa.
Quando i ruoli sono vaghi nascono sovrapposizioni, ambiguità e alibi.
Le persone diventano responsabili per inerzia, non per incarico formale.
Task management.
Come ogni attività viene assegnata, tracciata e completata.
Qui entra in gioco ClickUp, ma con il metodo che abbiamo descritto: non basta assegnare una task, serve un sistema di dipendenze, stime e flussi che permetta al team di autogestirsi.
Comunicazione.
Dove passa ogni informazione.
Se le informazioni arrivano via WhatsApp, email e messaggi vocali sparsi su quindici canali, qualsiasi cosa tu abbia costruito su ClickUp viene bypassata.
Ogni tipo di informazione deve avere un posto preciso.
Archiviazione.
Come vengono organizzati documenti, file e procedure.
Se non è scritto, non esiste.
La documentazione è ciò che permette al team di lavorare in autonomia e all’organizzazione di non bloccarsi quando una persona chiave non c’è.
Queste cinque aree le abbiamo formalizzate in un framework che chiamiamo Pentagono Operativo.
È il sistema che applichiamo ogni giorno internamente e con ogni agenzia che seguiamo. ClickUp è lo strumento.
Il Pentagono Operativo è il sistema che lo fa funzionare.
Se vuoi conoscere i risultati che abbiamo ottenuto applicando il Pentagono Operativo su The Digital World e Hubitat, ti basta cliccare qui.
Conclusione
In questo articolo ti abbiamo dato una visione concreta di come usare ClickUp in un contesto di agenzia e perché il tool da solo non basta.
Se vuoi andare più in profondità, abbiamo alcune risorse che possono aiutarti.
Nel webinar sull’organizzazione aziendale abbiamo presentato il Pentagono Operativo e analizzato i 4 errori più frequenti che impediscono crescita e organizzazione nelle agenzie.
Nel webinar sulla pianificazione in ClickUp siamo andati nel dettaglio con un caso pratico: come pianificare le attività di un progetto reale dentro ClickUp, con dipendenze, stime, scadenze e il flusso completo dall’idea alla consegna.
Se vuoi implementare questo sistema nella tua agenzia, abbiamo creato ClickUp per Agenzie: il sistema operativo ZEROper uscire dal caosil video corso dove abbiamo tradotto lo stesso metodo che applichiamo in consulenza in 8 moduli, un laboratorio pratico per costruire un workspace da zero e un piano d’azione di 7 giorni.
E se preferisci un percorso di consulenza dedicato, parliamone.
Il primo passo è sempre lo stesso: smettere di cercare la soluzione dentro al tool e iniziare a costruire il sistema che lo rende utile.
